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Slack ワークフローを使うと何ができるのか、要約と事例を集めてみた

Slack

先日 Slack にワークフローという自動化機能がリリースされた。どんな機能なのだろう？

色々と調査と試行を行ったので、要約と事例をまとめてみる。

要約

ワークフローとは？

Slack 上で頻出する「特定の人に特定のメッセージを投げたい」を省力化するための機能。

  • ワークフロー = 「指定した出来事」が起きたら「指定したメッセージ」を「指定チャンネル or 個人」に投げる、を自動化したもの
  • ワークフロービルダーという設定画面からつくる
    • プログラミングは不要
    • 画面ポチポチでつくれる感じ

ワークフローで何ができるの？

ざっくり言えば、以下二点。

  • ピン留めで周知する必要がなくなる
    • チャンネル入室時に案内メッセージが送信されるようにできる
    • フォームを設置できる（回答してほしい内容を制限＆統一化できる）
  • 絵文字リアクションがついた時に通知が届くようにできる

使い勝手はどう？

機能不足感はあるが、簡単に使えるのが良い。

もう少し詳しく

→ こっち見て: Slack のワークフロー機能を少し試したのでまとめた - stamemo

事例

ググって見つかったもの、Twitter でツイートされていたもの、Qiita に投稿されていたものなどを雑多に紹介。ただし遊びやネタ的な使い方は割愛。

参考:

オンボーディング

オンボーディングとはざっくり言えば「新規参入者に対して必要事項を素早く漏れなく教える」こと。詳しくは IT用語辞典 e-Words あたりを。まあ「新人に対する効率的なガイド」といったニュアンスか。

さて、定義はともかく、ワークフローを使えば「指定チャンネル入室時に指定メッセージを送信」ができるので、新人向けの案内も出せる。

いちいち「ピン留めしたこれ見てね」とか「メンバー増えてきたので再周知しますね → ピン留めしたメッセージを再投稿」とかいった手間もない。

日報や週報

日報や週報といった定期的に報告させたいネタは、人によって内容にばらつきが生じやすい。管理者やリーダーは「読みづらい」「結構流し読みしてる」ことも多いだろう。

ワークフローを使えば「指定チャンネルに "日報用フォーム"」を設置できるので、フォーマットも統一できるし、送信先をチャンネルではなく管理者自身にすれば「私だけが見えるよ（チームメンバーには見えないから本音書いていいよ」状態もできたりする。

まあ透明性のためにも、送信先はチャンネルにするのが良いとは思うが。

申請事項や依頼事項

請求書の依頼、物品や書籍の購入依頼、経費精算など雑務系の依頼は多数存在する。

ワークフローを使えば、指定チャンネルに指定フォームを設置することで一元化を図れる。

問い合わせ対応

人事への問い合わせをSlackワークフローで仕組み化してみた｜Feedforceのnote の事例が興味深い。

フォームにてカテゴリ、質問内容、回答先を選ばせている。

  • フォーム
    • 質問1：「選択制」でカテゴリを選ばせる
    • 質問2：「長い回答」で質問内容を書かせる
    • 回答先：「選択制」で人事がどこに回答するかを選ばせる(パブリック or 個人宛)
  • 運用
    • フォームから送信された後、誰が対応するかは手動で決める
    • 『労務メンバーはこれを見て、誰が対応するかを決めます』

優れた Web サービスの「お問い合わせフォーム」みたいなものを、手軽に Slack 上で実現できるわけだ。

絵文字がついたメッセージをログる

これは非常に賢いなと思った事例だが、

2: 以後コンテンツ（ヘルプページ）化できそうなら 「コンテンツ化！」スタンプ貼る

Slack には「指定した絵文字でリアクションされたら」「指定チャンネル or 人に」「指定メッセージを送る」というワークフローがつくれる。また変数として「リアクションがついたメッセージ」も使える。

結果として「指定した絵文字がついたら、そのメッセージを別チャンネルに送信する（複製する）」ことができる。

つまり絵文字がついたことを契機として、特定のメッセージを別のチャンネルに保存できるのだ。

早く返事が欲しい場合の「～～さんが反応しました」通知

絵文字リアクションは通知されないため、「この対応終わったらここにこの絵文字つけてくれ」的なことをしても、いつ誰がつけたのかがわからない。メッセージ主はいちいち何度もチェックしなきゃいけない。

しかしワークフローを使えば「指定絵文字がついた瞬間、その旨をメッセージとして出す」ことができる。メッセージであれば通知もされる。結果として、「誰かが絵文字をつけたらすぐにわかる」を実現できる。

※もっとも Slack の良さは非同期コミュニケーションにあるため、このような「反応を急かす」運用は多用するべきではないのが。

ノウハウ共有系チャンネルの投稿フォーム

チャンネルとして「ノウハウを投稿して貯める」系のものを運用しているケースがある。この手のチャンネルでは「投稿者によってフォーマットがバラバラで見づらい」という問題が起こりがちだ。

ワークフローならフォームを設置することで解決できる。

ただし、フォームが煩雑すぎると投稿ハードルが上がるのには注意が必要だ。適宜、必須回答をオフにして「別に入力しなくてもいいっすよ」という軽さを出そう。逆に、ある程度の品質を担保したいのなら、バリバリ必須回答にする。

おわりに

Slack のワークフロー、楽しい。

今後の機能拡張と日本語のエラー強化に期待する。